01
Vorabgespräch
In einem Vorgespräch findet eine Situationsklärung statt und die Einrichtung muss prüfen, wie eine Umsetzung zur Kultur des Hauses passt. Die möglichen Alternativen sind zu diskutieren und zu entscheiden.
02
Einführung und Betrieb
Wir helfen bei der Vorbereitung, Planung, Umsetzung, helfen bei der Einführung einer Software, hierzu haben wir ein Partnernetzwerk mit verschiedenen Lösungen, sei es standalone oder im Verbund mit einem Integrierten Managementsystem. wir können aber auch den kompletten Service stellen. Damit ist der Service auch unahängig von Ihrem Personal und Infrastruktur zu gewährleisten. Zudem stellen wir auch über eine auf das Fachthema spezialisierte Partnerkanzlei unabhängige Beratung zu juristischen Themen oder nutzen dessen Dienst als Ombudsmann.
03
Integration
Das System darf nicht als Solitär eingesetzt werden, die Regeln des Einsatzes, die Prozesse etc. sind mit dem ISMS zu verzahnen.
Zudem wird - je nach Bedarf - die weitere Nutzung des Kanals für Mobile Work Meldungen zu Vorfällen und Lieferkettenbeschwerde-Prozesse umgesetzt und zu integrieren. Eine kreative Lösung kann auch die Nutzung des Kanals für das betriebliche Vorschlagswesen sein.
04
Awarenesstraining und Optimierung
Zudem ist das Thema in Ihrem Awareness-Training im Rahmen einer auf Ihre Unternehmensgröße und den Teilnehmerkreis abgestimmten Sensibilisierungsschulung den Adressaten zu vermitteln. Und es muss regelmäßig auf Wirksamkeit und Verbesserungsmöglichkeiten geprüft werden.
4 Schritte zur
Einführung
Der erprobte Ablauf im Überblick
Gerne arbeite ich beim nächsten Projekt wieder mit Herrn Salvador und Team zusammen. Danke und alles Gute!
Andreas Freitag, BMW AG
Mein TISAX® Audit verlief reibungslos und war auf Anhieb erfolgreich, wir konnten unsere Informationssicherheit gemäß TISAX® nachweisen und können damit nun neue Automotive-Kunden gewinnen.
Lücken in unserer Vorbereitung bzw. Prüfung wurden zeitnah geschlossen und Dokumente in hoher Qualität wurden von Opexa geliefert. Das Team um Klaus Höllerer, Klaus Kilvinger und Thomas Salvador kann ich nur empfehlen.
Dr. Samir Kadunic, MAASU GmbH
Bei der Prüfung von Kundenanforderungen im Bereich TISAX® gab es dringenden Beratungsbedarf im Unternehmen. Dank der Hilfe der Opexa Advisory GmbH konnten wir unsere Kundenanforderungen erfüllen und zudem unsere Ziele mit einer deutlichen Kostenersparnis erreichen.
Die Opexa Advisory ist wegen der langjährigen Automotive-Erfahrung, dem Projekt Know-how und ihrer kompetenten, effizienten und unkomplizierten Unterstützung der ideale Partner.
Herbert Schmidt, Dennemeyer & Co. GmbH
Was unsere Kunden sagen
Häufige Fragen
Warum sollte die Meldung anonym möglich sein
Interner oder externer Service?
Beide Lösungen haben Vor- und Nachteile, die Aufgaben sind identisch, da gesetzlich geregelt. Wobei nach Meinung von Experten die externe Stelle klare Vorteile hat: Die Fallbearbeiter haben Praxis, Fachkunde und sind eingearbeitet, keine Risiken für Flurfunk, keine Interessenskonflikte, geringere Risiken für die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten, keine Investitionen in die Infrastruktur oder Software, keine internen Fixkosten und kein Personalaufwand mit Schulung, Vertreterregelungen sowie schnellerer Rampup.
Anonyme Hinweisabgabe hat aus Sicht der hinweisgebenden Person einen großen Vorteil: Der Name wird nicht bekannt, weder bei der beschuldigten Person noch allgemein im Unternehmen oder dem Bearbeiter der Meldung.
Folglich erspare sich der Meldende unangenehme Begegnungen mit den Personen, von denen er glaubt, dass sie Fehlverhalten begangen haben.
Auch wird kein Kollege und keine Kollegin die Hinweisabgabe als Denunziation einschätzen und der Meldende ist mit Sicherheit keinen Repressalien ausgesetzt, niemand wird ihm beruflich oder privat schaden.
Das alles sind gewichtige Punkte, die den Meldenden motivieren, Missstände offenzulegen.
Mit welchem Aufwand ist zu rechnen?
Der Aufwand hängt stark davon ab, ob die Einrichtung alles selbst umsetzen möchte oder den Service nach außen gibt. Auch die Frage der Mehrsprachigkeit der Plattform spielt eine Rolle. Falls externe Realisierung gewünscht wird, muss in jedem Falle eine Anpassung der Plattform und des Meldewegs für die Einrichtung erfolgen, was innerhalb weniger Tage möglich ist. Kommunikationsmaßnahmen sind nötig und die Organisation ist abzustimmen. Die Durchlaufzeit auf unserer Seite beträgt im Durchschnitt nur wenige Tage.
Was kostet mich der Service?
Je nach gewählter Lösung fallen unterschiedliche Kosten an. Bei komplett externer Leistung fallen nur einmalige Kosten für das Onboarding (Anpassung an die Organisation, Einrichtung) und den laufenden Betrieb (Monatsgebühr) an. Danach fallen nur noch Kosten an bei Meldungen, diese skalieren mit der Menge an Meldungen und hängen unmittelbar von dem Aufwand für die Bearbeitung ab.
In jedem Falle hat Ihre Einrichung recht überschaubare Ausgaben und der Service kann effizient und mit begrenzten Kosten betrieben werden.
Wer Missstände aufdecken wollte, war bisher juristisch im Nachteil. Aber die engagierten Hinweisgeber dürfen aufatmen, das neue Gesetz gibt Sicherheit! Einrichtungen müssen nun ein Hinweisgebersystem einführen, um ihren gesetzlichen Pflichten nachzukommen, sie können damit die Fehlerkultur des Unternehmens fördern, können DSGVO-konform handeln und auch den Kampf gegen Korruption und andere illegale Aktivitäten unterstützen. Um den Service für die Meldenden einfach zu machen, ist eine an die Einrichtung angepasste Lösung zu finden, die Einführung ist zu steuern und alles ist in die internen Prozesse zu integrieren. Dabei ist einiges zu beachten! Das Gesetz gibt Spielräume und der Service kann intern oder extern angeboten werden. Wir helfen weiter, sowohl bei der Vorbereitung, Entscheidung als auch Umsetzung oder stellen für Sie alles aus einer Hand!
